Die Ausgangslage.

Die digitalen Kassensysteme haben die Aufgaben und Prozesse der Gastronomie-Mitarbeiter seit ihrer Einführung laufend optimiert und vereinfacht. Konsumierte Güter können somit zwischen Gästen in verschiedensten Methoden aufgeteilt werden, Tagesabschlüsse können per Knopfdruck erstellt werden und Reports automatisch versendet werden.

Trotz moderner Kassensysteme muss jeder Service-Mitarbeiter am Ende seiner Schicht eine effektive Abrechnung basierend auf der Abrechnung des Kassensystems erstellen und zusammen mit akzeptierten Gutscheinen, Bargeld, Lunch-Checks und Kreditkarten-Quittungen einem Treuhänder zukommen lassen. Der Treuhänder prüft die eingereichten Abrechnungen, vergleicht diese mit dem Gesamtabschluss der Kasse und zählt das Bargeld. Im seltenen Fall, dass keinem Service-Mitarbeiter nach seiner Arbeitsschicht ein Fehler unterlaufen ist, kann dieser die Umsätze und Einnahmen der Buchhaltung weiterreichen, welche diese Zahlen dann definitiv in die Buchhaltung des spezifischen Restaurants einbucht.

Diese sich täglich wiederholende analoge Prozesse sind für alle Beteiligten sehr fehleranfällig und mühsam. Aus diesem Grund wurde mit der Bruderer Business Consulting GmbH dieser ganze Ablauf/Prozess digitalisiert.

Das Vorgehen.

Zu Beginn des Projektes hat sich die Digio GmbH in die Thematik der Gastronomie eingearbeitet: Was sind die aktuellen Prozesse? Wer hat welche Interessen und Aufgaben? Wo entsteht der grösste Reibungsverlust resp. wo sind die grössten Fehlerquellen? Die Antworten auf solche Fragen kombiniert mit dem technischen Know-How ermöglichte der Digio GmbH der Bruderer Business Consulting GmbH einen Vorschlag zur Digitalisierung resp. Optimierung der Prozesse und Arbeitsabläufe zu unterbreiten. In enger Zusammenarbeit wurde dann ein Optimum zwischen Fach & Technik erarbeitet.

In einem zweiten Schritt hat die Digio GmbH die Ziellösung konzipiert, spezifiziert und geschätzt. Während der Umsetzung wurde die Bruderer Business Consulting GmbH ständig miteinbezogen und über den aktuellen Stand informiert. Heute ist das Produkt produktiv im Einsatz und erleichtert den Service-Mitarbeitern & Treuhändern/Buchhaltern von einem Dutzend Restaurants die Arbeit beim Tagesabschluss, der Kontrolle und beim Verbuchen.

Die Lösung.

Service-Mitarbeiter speichern Ihre Daten aus dem Kassenabschluss in das entwickelte System (RAS = Restaurant Accounting System). Bei der Eingabe wird sofort überprüft, ob die eingetragenen Zahlen keine Fehlbeträge aufweisen und im Fehlerfall werden diese dem Service-Mitarbeiter angezeigt. Am Ende der Eingabe zeigt es dem Service-Mitarbeiter an, wieviel Geld dieser mit den Quittungen dem Treuhänder zukommen lassen muss.

Der Treuhänder kann nun die Kontrolle aufgrund der von den Service-Mitarbeitern bereits erfassten Daten durchführen und Korrekturen wo nötig vornehmen. Wenn alles in Ordnung ist, kann dieser die Umsätze und Zahlungen per Knopfdruck in die Buchhaltung speichern. Kein Buchhalter ist hierfür mehr nötig.

Der Treuhänder kann pro Restaurant diverse Eingabemöglichkeiten & Zahlungsmittel für den Service-Mitarbeiter konfigurieren. Das System ist mehrmandantenfähig.

In einem weiteren Schritt sollen bestehende Kassensysteme erweitert werden, sodass Daten direkt aus dem Kassensystem ins RAS per Schnittstelle per Knopfdruck gespeichert werden. Ziel soll es sein, den Aufwand für das Personal so stark wie möglich zu reduzieren.

RAS System Overview

Stakeholder (CEO/Eigengtümer) eines Betriebs werden regelmässig und automatisch über die gemachten Umsätze resp. nach Abzug von Kosten über Gewinne (täglich) pro Restaurant informiert. Im Statistik-Bereich können innert Sekunden diverse Analysen zur Vor- Kalenderwochen, Monaten, Quartalen, Jahren generiert werden.

Der Kunde.

Die Bruderer Business Consulting GmbH ist ein Treuhand-Unternehmen, welches für seine Kunden erfolgreiche Gastronomiekonzepte analysiert, konzipiert und optimiert. Sie verbessert auch die Wirtschaftlichkeit eines Betriebes und hilft mit ihrem grossen Netzwerk in diversen Branchen dabei, die richtigen Partner für diverse Angebote und Nachfragen zu finden. Das Hauptziel ist es, den Geschäftsführer so zu unterstützen, dass er sich auf das Wesentliche, seine Kernkompetenz in der Dienstleistung konzentrieren kann. Hierfür übernimmt die Bruderer Business Consulting GmbH sämtliche administrativen Aufgaben und ermöglicht somit kreative und innovative Lösungen für das Rahmenprogramm.

 

Die Digio GmbH hat sich schnell in die Thematik der Gastronomie-Abrechnung eingearbeitet und konnte sich somit von Beginn an gewinnbringend bei der Digitalisierung von Abrechnungs-, Kontroll- & Verbuchungsprozessen einbringen. Wir schätzen an der Digio GmbH vor allem ihre Zuverlässigkeit im Bezug auf Termine und Resultate.

lic. iur. Patrik Bruderer, Geschäftsführer der
Bruderer Business Consulting GmbH

Patrik Bruderer